Wis­sens­ma­nage­ment ist ein immens wei­tes Feld. Vie­le Unter­neh­men ver­ste­hen dar­un­ter nicht nur den fir­men­in­ter­nen Wis­sens­trans­fer, son­dern auch das Erhe­ben und Pfle­gen von Kun­den­da­ten und ‑infor­ma­tio­nen, etwa durch den Außen­dienst. Man­che Fir­men erstel­len dafür sogar eige­ne „Wikis“.

Wir Über­set­zer nut­zen und pro­du­zie­ren bei unse­rer täg­li­chen Arbeit, Admi­nis­tra­ti­on und Wei­ter­bil­dung eben­falls viel­fäl­ti­ge Infor­ma­tio­nen, etwa

• • • Wis­sens­wer­tes über Kun­den, Kun­den­richt­li­ni­en
  • • Par­al­lel­tex­te
  • • Infor­ma­tio­nen über Kol­le­gen
  • • Infor­ma­tio­nen über unse­re Soft­ware (Anlei­tun­gen, Tipps & Tricks, Pro­blem­be­he­bung)
  • • Mar­ke­ting-Infor­ma­tio­nen, ‑Ideen und ‑Pro­jek­te
  • • Beschrei­bun­gen eige­ner Abläu­fe und Stan­dards
  • • Recht­li­che Infor­ma­tio­nen (z. B. Ver­trau­lich­keits­ver­ein­ba­run­gen, Nor­men)
  • • Infor­ma­tio­nen zu Steu­er­the­men
  • • Wei­ter­bil­dungs­an­ge­bo­te und ‑unter­la­gen
  • • Inter­es­san­te Links und Nach­schla­ge­wer­ke
  • Wett­be­wer­ber-Infor­ma­tio­nen

Wozu Wissensmanagement für Übersetzer?

Die Recher­che im Rah­men unse­rer Auf­trä­ge ist eine wesent­li­che Vor­aus­set­zung für gute Über­set­zungs­qua­li­tät. Um mög­lichst effi­zi­ent arbei­ten zu kön­nen, soll­ten die dabei gewon­ne­nen Infor­ma­tio­nen aber sofort auf­find­bar und ver­füg­bar sein. Schließ­lich wol­len wir kei­ne Zeit mit der Suche nach „irgend­wo abge­leg­ten“ Datei­en etc. ver­lie­ren, son­dern mit weni­gen Klicks ans Ziel kom­men.

Bea­triz Mar­tín prä­sen­tier­te in Ihrem inter­es­san­ten Vor­trag bei unse­rer BDÜ-Regio­nal­grup­pe All­gäu im Mai 2017 ver­schie­de­ne Recher­che­mög­lich­kei­ten und Ideen für die Ver­wal­tung von Infor­ma­tio­nen:

Wo werden wir fündig?

Stan­dard­mä­ßig recher­chie­ren wir meist im Inter­net – weil hier ohne gro­ßen Auf­wand unzäh­li­ge Infor­ma­tio­nen schnell ver­füg­bar sind. Hier hat­te Bea­triz Mar­tín gute Anre­gun­gen für fei­ner jus­tier­te Suchen und nann­te inter­es­san­te Meta-Such­ma­schi­nen (Such­ma­schi­nen, die par­al­lel in meh­re­ren Such­ma­schi­nen suchen) wie Meta­Ger, duckduckgo.com und auch Deeperweb.com von Goog­le, das sich noch spür­bar in der Beta­pha­se befin­det.

Wei­te­re rele­van­te Infor­ma­ti­ons­quel­len – ins­be­son­de­re bei Spe­zi­al­the­men – sind Fach­zeit­schrif­ten, Bücher und Fir­men­pu­bli­ka­tio­nen, eige­ne Noti­zen von Vor­trä­gen, Gesprä­chen und Wei­ter­bil­dun­gen usw.

Unser eige­ner Rech­ner ist übri­gens eben­falls eine Gold­gru­be für gesam­mel­te Infor­ma­tio­nen. Wenn wir sie denn fin­den! Die Win­dows-Suche hat sich zwar von Ver­si­on zu Ver­si­on ver­bes­sert, aber ver­schie­de­ne Such­tools gra­ben unter Umstän­den noch tie­fer. Bei­spie­le dafür sind „Ever­y­thing“ und „Coper­nic Desk­top Search“.

Gut aufgeräumt ist halb gefunden

Die gewünsch­ten Infor­ma­tio­nen zu recher­chie­ren, ist das EINE. Das ANDERE ist es, sie so abzu­le­gen, dass wir sie opti­mal nut­zen kön­nen und wie­der­fin­den. Eine Stan­dard­lö­sung, die auf jeden Men­schen passt, gibt es hier nicht.

Bea­triz Mar­tín leg­te uns nahe, in einem ers­ten Schritt eine Sys­te­ma­tik zu erar­bei­ten, eine für uns logi­sche Struk­tur, in die wir Infor­ma­tio­nen ein­bet­ten kön­nen. Sie nutz­te hier­zu ein Mind­Map­ping-Tool, das kos­ten­lo­se Free­Mind. Aktu­ell emp­foh­len wird auf man­chen Soft­ware-Por­ta­len das Pro­gramm XMind. XMind habe ich test­wei­se her­un­ter­ge­la­den und es erscheint mir als sehr intui­tiv.

Notizbuch-Tool zur Wissensverwaltung

Die­se Struk­tur könn­te man natür­lich in Form von Ord­nern und Unter­ord­nern in einem Datei­sys­tem nach­bil­den. Der Nach­teil ist, dass die Infor­ma­tio­nen immer als sepa­ra­te Datei­en abge­legt sind, die man erst ein­zeln öff­nen muss. Bea­triz stell­te uns eine ein­fach zu erler­nen­de Alter­na­ti­ve vor: Das ursprüng­lich zur Ver­wal­tung von Noti­zen kon­zi­pier­te „OneN­ote“ von Micro­soft (Alter­na­ti­ven: Ever­no­te und lexi­Can).

Stel­len Sie sich vor, Sie haben ein vir­tu­el­les Notiz­buch für jeden Haupt­kno­ten in der Mind­map, etwa zum The­ma Mar­ke­ting. Nun kön­nen Sie unter­schied­li­che „Abschnit­te“ defi­nie­ren und die­se wie­der­um in „Sei­ten“ unter­glie­dern. Hier kön­nen Sie nun belie­bi­ge Infor­ma­tio­nen able­gen: Datei­en, Audio-Auf­zeich­nun­gen, Gra­fi­ken, Web­sei­ten, PDFs, Tabel­len, Check­lis­ten, Links, Screen­shots usw. Auch die Such­funk­ti­on von OneN­ote funk­tio­nier­te in mei­nem Test sehr gut, und es lässt sich eine Tex­terken­nungs­funk­ti­on akti­vie­ren, damit Text in nicht edi­tier­ba­ren Doku­men­ten gefun­den wird.

Notiz­bü­cher las­sen sich übri­gens auch in der Cloud able­gen.

So kann man nach dem Anmel­den mit einem Micro­soft-Kon­to von unter­wegs mit dem Han­dy oder einem ande­ren Rech­ner Infor­ma­tio­nen gleich rich­tig zuord­nen. Zudem ist mög­lich, Notiz­bü­cher für ande­re Per­so­nen frei­zu­ge­ben. Sehr inter­es­sant, wenn man im Team mit Kol­le­gen arbei­tet!

OneNote für Paralleltexte/​Hintergrundmaterial?

Bea­triz Mar­tín demons­trier­te OneN­ote außer­dem als inter­es­san­te Mög­lich­keit für die Ver­wal­tung von Par­al­lel­tex­ten. Hier blei­be ich als MemoQ-Nut­ze­rin aller­dings lie­ber bei der her­kömm­li­chen Datei­ab­la­ge, weil ich die Datei­en dann in den Live­Docs-Kor­pus impor­tie­ren kann. Und dort ste­hen sie mir direkt wäh­rend des Über­set­zens zur Ver­fü­gung.

Liegt mir das? Am besten mal testen.

Sie könn­ten OneN­ote zunächst pri­vat für eine Ein­kaufs- oder ToDo-Lis­te nut­zen. So fin­den Sie her­aus, ob die­se Art der Infor­ma­ti­ons­ver­wal­tung zu Ihnen passt. Oder für wel­che Arten von Wis­sen Sie die Soft­ware nut­zen wol­len.

Datensicherheit. Nur sicher ist sicher.

Sen­si­ble Daten gehö­ren selbst­ver­ständ­lich nicht in die Cloud. Und weil unser Wis­sen unser wert­volls­tes Kapi­tal ist, müs­sen wir die­se Notiz­bü­cher genau­so zuver­läs­sig sichern wie unse­re Über­set­zungs­da­ten.

Fazit

Man tut gut dar­an, sich vor­her zu über­le­gen, wel­che Infor­ma­tio­nen man wo und wie ablegt. Ob man sei­ne gesam­mel­ten Infor­ma­tio­nen in einer Datei­struk­tur ablegt, ein eige­nes „Wis­sens­ma­nage­ment-Hand­buch“ erstellt oder eine Wis­sens­ma­nage­ment-Soft­ware als „Know­led­ge­ba­se“ ver­wen­det, muss jeder für sich selbst ent­schei­den. Für Über­set­zer-Teams könn­te sich eine Cloud-Lösung anbie­ten, um gemein­sam auf ver­ein­bar­te Kon­ven­tio­nen zugrei­fen zu kön­nen.

Weil sich die Tools so rasch ent­wi­ckeln, stän­dig neue auf den Markt kom­men und ande­re Apps ver­schwin­den, ist es ohne­hin rat­sam, bei dem The­ma am Ball zu blei­ben. Hier gibt es, wie Bea­triz Mar­tín mein­te, kein Rich­tig oder Falsch.

Mich reizt es, mit OneN­ote Gedan­ken und Ideen stich­punkt­ar­tig und mit wenig Auf­wand fest­hal­ten zu kön­nen, ohne eine Datei anle­gen oder im Explo­rer nach einem geeig­ne­ten Abla­ge­ort for­schen zu müs­sen.

Links:

http://de.wikipedia.org/wiki/Wissensmanagement

http://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_OneNote

http://docplayer.org/4895184-Es-geht-auch-einfach-onenote-als-team-plattform-fuer-projekt-und-wissensmanagement.html

OneN­ote-Blog